Trouver le temps de… sauver mon école!

Je sais, je sais, vous avez innocemment pensé, comme la plupart d’entre nous: « Confinement obligatoire? Yes! Plus de temps pour travailler sur mon studio de danse et rattraper cette liste de tâches qui évolue aussi vite que la propagation du Coronavirus! »

Et laissez-moi deviner : vous travaillez deux fois plus et cette liste de tâches sans fin vous oblige à composer avec de nouvelles obligations insolites, telles que: 

• L'avenir imprévisible de l'industrie des écoles de danse;
• La rétention de vos clients pendant une pandémie globale; 
• La survie réelle de votre entreprise en plein milieu d'une crise mondiale.

Pas de soucis, nous sommes là pour vous aider!

Il est toujours tentant de s’investir dans chaque petite chose qui se déroule dans nos studios, en particulier lorsque nous débutons, et spécifiquement dans des moments d’incertitudes comme celui-ci. Notre studio est notre bébé, n’est-ce pas? Un bébé qui a constamment besoin d'attention. Nous nous sentons comme des parents éternellement vigilants qui doivent s'assurer que chaque détail est à la hauteur de nos attentes. 

Mais, comme on dit, le diable est dans les détails — je n'avais jamais bien compris cette expression jusqu'à ce que j'ouvre ma première entreprise. Cette expression, pour ceux qui se le demandaient comme moi, signifie : le «diable» utilise chaque détail pour nous distraire de l'emploi efficace de notre ressource la plus importante, soit le temps.

Le temps est sans conteste LA ressource la plus importante dont vous disposez. C'est la seule ressource de votre arsenal qui est irrécupérable, en appauvrissement permanent, et limitée à, attendez!, 24 heures par jour.

Fascinant, n'est-ce pas? Mais une seconde, il y a plus! 

Sur ces 24 heures, nous devons en soustraire quelques-unes pour dormir, quelques autres pour le transport, pour préparer de la nourriture, pour faire la vaisselle, le lavage, etc. Et le peu d’heures qui nous restent sont consacrées à notre studio de danse. Ça, c'est si nous voulons mettre de côté nos autres obligations, notre famille, nos amis, notre vie sociale, nos hobbies, nos intérêts, notre temps de repos… si une telle chose existe!

Alors, comment pouvons-nous maximiser l'efficacité de notre ressource la plus vitale vous demandez-vous? Eh bien, la réponse se trouve dans une ancienne découverte d’une formule superficiellement simple, mais super efficace! C’est une méthode qui a fait ses preuves depuis plus de cent ans. Cette règle est appelée la « loi de Pareto » (loi, principe, règle, formule, nommez-là ce que vous voulez) ou plus affectueusement connue sous le nom de la règle du 80-20.

La loi de Pareto (... ou le 20/80)

Je vais vous épargner les détails historiques sur la façon dont elle a été créée, ce qui importe, c'est que cette hypothèse a été prouvée scientifiquement, historiquement et pragmatiquement dans tous les secteurs, dans toutes les entreprises et presque dans tous les domaines de la vie. Cette loi se résume comme suit :

80% des résultats seront générés à partir de 20% des efforts, et ce, dans TOUT!

20%! Imaginez cela!

Cela signifie par exemple que: 

• 80% de vos revenus proviennent de 20% de vos clients; 
• 80% de vos compétences proviennent de 20% de votre formation; 
• 80% des infections proviennent de 20% des personnes infectées — jeu de mots volontaire! 

Cette loi reflète parfaitement le principe des rendements décroissants, où la première partie (20%) de la contribution donne le pourcentage le plus élevé (80%) des résultats. Au-delà de ce point, plus vous investissez d'efforts, de ressources et du temps, moins vous obtenez de production, de rendement et de revenu.

C’est-à-dire que nous devons saisir 5 fois plus de temps pour atteindre les 20% restants. Par exemple, il vous a fallu 2 heures (20%) pour créer une préparation pédagogique décente, (80%) pour votre prochaine classe de ballet. Ce n'est pas parfait, je sais. Cependant, vous allez investir 8 heures de plus pour obtenir le 100% désiré de cette préparation de classe. Huit-heures-de-plus! Le temps qu'il vous a fallu pour perfectionner ce programme de classe, vous auriez pu créer 4 préparations de classe.

Alors, comment appliquons-nous cette formule magique de Pareto? En utilisant la clé pour débloquer son efficacité : prioriser.

Prioriser

Cela signifie que votre ressource la plus précieuse — le temps —  doit être utilisée de manière stratégique pour accomplir les tâches les plus importantes qui sont pertinentes pour la survie de votre entreprise. Cela signifie que vous n'avez besoin que d'obtenir le résultat minimum souhaité, ce qui correspond à 80%.

Voilà la règle du 80-20.

Il s'agit de gérer vos ressources pour maximiser le rendement que vous obtenez, en particulier dans une situation exceptionnelle comme celle-ci.

Maintenant, comment priorisons-nous notre temps en tant que propriétaires et gérants de studio? C’est quelque chose qui dépend de chacun d’entre nous, mais si nous voulons dresser un portrait général de l’industrie, nous identifierons 3 sujets nécessaires : le financement, la fidélisation de la clientèle et la planification de contingence.

Vous pouvez les placer dans l'ordre d'importance correspondant à votre situation.

Le financement

Commençons par le plus évident : le financement.

C'est de loin la période la plus difficile pour les propriétaires de studios de danse. Notre secteur a été le premier à fermer, il est considéré comme non-essentiel (quel que soit notre désaccord), et malheureusement, ce sera parmi les derniers secteurs à rouvrir. Cette dernière affirmation doit être acceptée. Les finances serviront notre bébé de deux façons principales.

D’abord, nous avons des loyers, des cotisations, du personnel, des abonnements, des dépenses à payer chaque mois même si nous sommes fermés. Plus nous restons fermés, plus les dépenses deviendront difficiles à payer. Et si nous voulons garder nos studios (à moins que vous ne soyez parmi les plus chanceux et que vous possédiez le vôtre), nous devons réfléchir et agir rapidement.

Puis, pour obtenir du financement,  la réouverture de votre studio dans les nouvelles conditions sociales — bienvenue dans le nouvel ordre mondial!, se fera dans un deuxième temps. Un exemple réaliste pourrait être une exigence de fonctionner à une capacité inférieure à sa capacité maximale :  en limitant les étudiants à un montant «X» par classe ou à un nombre «Y» de personnes par pied carré. Nous aurons besoin d'avoir l'infrastructure, le matériel et le financement appropriés pour le faire. Notre personnel (enseignants et collaborateurs) doit être payé, il est donc crucial d'avoir les fonds nécessaires pour soutenir l'entreprise jusqu'à ce que les choses reviennent à une normalité d’opération. 

Alors, communiquez avec votre banque, votre municipalité, les créanciers, les propriétaires, toute personne qui peut vous aider à obtenir les fonds nécessaires à la pérennité de votre entreprise.

La rétention des clients

Si vous et votre équipe administrative êtes le cerveau derrière votre merveilleux studio de danse, vos clients en sont les poumons, le système nerveux, le système endocrinien, le système lymphatique et le coeur! Vous ne voulez surtout pas qu'il fasse un arrêt cardiaque. 

Nous devons savoir que nos clients sont aussi inquiets de la situation que nous le sommes. Nous devons donc renforcer le lien avec eux, leur proposer des solutions, des alternatives, et même un simple appel téléphonique pour les questionner sur leur santé. Cela pourrait même dissuader certains clients de demander un remboursement, ce que presque aucun d'entre nous ne peut se permettre.

N'oubliez pas que vous vouliez être entrepreneur, ouvrir un studio de danse et être au service de vos clients. Donc, votre vrai patron est votre clientèle actuelle, surtout dans ce secteur. N'oubliez jamais cela. Remarquez que j'ai dit votre clientèle ACTUELLE, pas votre clientèle future-potentielle-peut-être-bla-bla-bla.

Plusieurs vétérans entrepreneurs nous ont enseigné, à juste titre il y a longtemps, que mieux vaut un client (oiseau) en main que 2 clients (oiseaux) dans l’air —  ce proverbe flamands, presque présent dans toute autre langue, est la pierre angulaire de toute entreprise prospère à long terme. Un autre proverbe similaire : Un tiens vaut mieux que deux tu l’auras!

La pandémie prendra fin, sûrement, et vos clients auront hâte de se déplacer et de s'engager dans des activités sociales et culturelles, y compris, vous l'avez deviné,  la danse. Et devinez qui vont-ils contacter à la seconde où le confinement sera levé? Oui, c'est votre studio! Alors, allez-y, téléphonez et envoyez-en des courriels!

La planification d’urgence

Le monde ne reviendra jamais à ce qu'il était… Du moins, pas au cours des premiers mois du processus de déconfinement. C'est un fait, nous le savons tous, nous le voyons tous. C'est donc tout naturellement que nous, propriétaires et gérants de studios, commençons à penser au plan que nous allons mettre en place pour rouvrir nos studios.

Et à moins que vous n'ayiez un Nostradamus moderne à votre disposition qui puisse vous dire exactement ce qui se passera lorsque les choses commenceront à tourner, vous devez alors commencer à planifier votre réouverture avec plusieurs options et scénarios en tête.

Pourquoi plusieurs? Parce que même les chefs du gouvernement ne savent pas ce qu'ils vont faire demain matin, encore moins dans 2 mois.

Planifiez les normes d'hygiène accrues, le lent flux des clients et des inscriptions, la restructuration de vos cours et de vos programmes de session. Planifiez les bons côtés et les mauvais aspects, ainsi, si le premier a lieu, vous en profiterez, et si le dernier se produit, vous serez prêt à l’affronter.

Ces trois sujets devraient être dans le haut de votre liste. Tout le reste peut être soit délégué, soit mis de côté pour le moment. Vous savez que vous êtes bon dans ce que vous faites, en fait, vous êtes si bon que vous avez ouvert une excellente école. Il est maintenant temps de prendre la barre et de garder ce navire à flot pendant cette tempête monumentale.

Vous êtes le capitaine, Capitaine! Alors naviguez à travers ce typhon. Ramenez votre entreprise vers le rivage tout en sécurité parce que, rappelez-vous d’une réalité incontournable : après la pluie le beau temps! Et n’oubliez pas, en cas de doute, au bout de l’arc-en-ciel se trouve le 80 – 20!

 

 

Par Eli Maksoudian