Optimiser ses opérations grâce aux outils numériques

Auteur : Nicolas Trudeau, Sporobole

Pourquoi optimiser ses opérations, c'est à dire, pourquoi faire son ménage ?

C’est l’analogie enfantine par excellence pour démontrer l’importance d’une bonne organisation de notre travail. Avez-vous déjà perdu votre doudou (document) dans votre chambre en bordel (arborescence de fichier) ? Avez-vous déjà compté sur vos amis (post-it apposé sur votre écran) pour vous rappeler les devoirs qui étaient dus (projets en cours) ?

Malgré toute votre bonne volonté, vous avez déjà échappé certains éléments, c’est normal. Toutefois, des outils existent pour vous permettre de réduire la charge de travail liée aux tâches d’administration et pour diminuer le fardeau mental associé à la gestion de tous les projets en cours.

Dans le monde du travail en version 2.0, les outils de gestion et de communication sont multiples et offrent souvent une version gratuite. Comme il n’existe pas de solution qui puisse correspondre à toutes les exigences d’une équipe, un organisme aura besoin d’un « écosystème applicatif » - une sorte de cocktail de quelques outils qui répondent à ses besoins en s'additionnant les uns aux autres. En voici quelques catégories clés:

- Outils de gestion de projets et de tâches (Notion, Asana, Monday, To-do, etc.);

- Suites bureautiques infonuagiques pour gérer les documents et les courriels (Google Workspace, Microsoft 365);

- Outils pour gérer tous les mots de passe et les partager (Lastpass, BitWarden);

- Outils de communication instantanée entre collègues (Hangouts, Slack, Discord, Teams) (nous suggérons d’éviter Messenger, puisqu’il mélange vie privée et vie professionnelle); 

 - Outils de gestion des listes de contacts, de clients, de fournisseurs (base de données Excel, Airtable, Notion ou CRM, etc.).

Lorsqu’on entreprend une transformation numérique au sein d’un organisme, il faut toujours faire preuve de prudence et se donner le temps de tester les outils pour vraiment sélectionner celui le plus adapté à nos besoins. Vous n'achèteriez pas une automobile sans l’avoir essayé d’abord… non ? Ceci étant dit, prenons un pas de recul et retournons là où personne ne veut aller : l’étymologie.

Ces outils tombent tous dans la catégorie “outils de productivité”. Ils sont imaginés pour créer de la simplicité et, règle générale, ils le font bien. Voici quelques caractéristiques fondamentales en leur faveur:

-  Ils permettent de définir une méthode de travail : le roulement de personnel et le télétravail peuvent induire un flou dans les méthodes de travail, dans la nomenclature, dans la façon de partager les documents, de demander des approbations, etc. Comme ces outils offrent une structure fixe, les membres de l’équipe sont portés à adapter leurs méthodes de travail à cette structure.

Par exemple, lorsqu’on doit faire approuver un visuel, on appose une « demande de révision » sur la tâche et l'on associe une personne responsable de la révision en plus d’une date d’échéance. Cette action toute simple permet d’éviter de s’envoyer 10 courriels de suite et de restreindre les discussions sur des sujets aussi pointus dans un seul endroit. De plus, il devient vraiment facile de retrouver tout ce qui a été dit sur un point précis après la fin de la tâche. L’outil constitue donc une sorte de mémoire institutionnelle indépendante des gens qui y travaillent.

- Ils permettent de centraliser l’information : entre le portable du bureau, l’adresse DancingQueen1992@hotmail.com (un peu gênante), le compte Gmail créé pour accéder aux documents de l’association de parents, vos comptes Outlook, le Dropbox qui semblait être une si bonne idée, et l’application révolutionnaire du nouveau collègue trop geek, c’est normal de perdre de l’information.

L’utilisation réfléchie et concertée d’une application de gestion des documents peut régler jusqu’à 75 % des problèmes qui découlent de la situation décrite en les centralisant et en rendant les autres outils caducs.

- Ils permettent le travail collaboratif, asynchrone, à distance : les outils natifs du web 2.0 sont conçus pour être collaboratifs et pour offrir des possibilités qui n’existaient simplement pas auparavant. Ils constituent une bonne partie de la révolution numérique dans le milieu du travail.

- Ils permettent d’accélérer les tâches, de sécuriser les données et de faciliter le partage. Ils ont créé les “nomades numériques”, les “coworkings”, les entreprises sans bureau. Bref, ils décuplent les possibilités et simplifient la vie.

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